Travailler avec votre partenaire de projet : une bonne administration financière en quatre étapes

Gérer une administration rigoureuse et être en mesure de fournir à tout moment une preuve administrative des dépenses rencontrées et de leurs livrables associés sont parmi les qualités essentielles d’une organisation véritable et indépendante. Cependant, ces capacités sont loin d’être évidentes dans les réalités parfois complexes dans lesquelles nous travaillons. C’est pourquoi il importe de comprendre comment créer une administration efficace et fiable, et de ne cesser de vérifier et mettre à jour vos pratiques et procédures administratives. 

Mise en route 

La première étape pour parvenir à une administration appropriée consiste à identifier les preuves de paiement les plus courantes ainsi que les façons dont les paiements sont effectués. La preuve peut comporter des reçus des paiements en espèce, des factures, des quittances, des photos, des décharges, etc. Les paiements peuvent être faits électroniquement, par mobile, en espèces, par dépôts et virements bancaires. Dans toute transaction il y a toujours au moins deux parties : une facture reçue est contrebalancée par un dépôt, un reçu par un paiement électronique, etc. Il devrait presque toujours être possible de lier les paiements aux actions. Se renseigner sur les pratiques courantes dans votre pays est une manière d’obtenir une approche des habitudes administratives qui peut s’avérer à la fois pertinente et légalement saine.  

La seconde étape consiste à comprendre les procédures financières existantes dont vous disposez et les pratiques courantes dans ce domaine. Comment la preuve administrative est-elle actuellement générée ? Y a-t-il des procédures claires et des exigences qui fournissent une preuve juridiquement saine et suffisante ? Quelles sont les données collectées et peuvent-elles servir de base à l’administration ? 

La troisième étape consiste à étudier qui est habilité à prendre des décisions financières selon la législation de votre pays. Est-ce le président, le directeur, le trésorier ? S’agit-il d’une seule personne ou est-ce que deux personnes, voire plus, devraient être impliquées ? Comment les décisions sont-elles enregistrées ? Quelles sont les mesures de sécurité appliquées ? Qui a accès au compte bancaire ? Qui peut effectuer des transferts d’argent ? Quelles personnes ont accès à la caisse ? Comment les contrats doivent-ils être signés et les missions mises en œuvre ?  

La quatrième et dernière étape consiste à vérifier les exigences légales en matière d’administration. Quelles sont les lois relatives aux impôts, aux assurances sociales, à la conservation des preuves et à la communication publique des rapports ?  

Il est toujours possible de s’améliorer 

Lorsque vous maîtrisez les procédures, les compétences et la législation, vous pouvez examiner la nécessité d’améliorer le système administratif et de le rendre plus infaillible et pertinent. L’essentiel est de s’assurer constamment que le système collecte et enregistre toutes les preuves pertinentes.  Un domaine primordial nécessitant des améliorations concerne les procédures, qui ont tendance à devenir excessivement complexes et prolongées. Des procédures trop élaborées peuvent entraîner des retards dans les paiements aux partenaires et compromettre la fiabilité de l’organisation à tenir ses promesses, mais des procédures trop simples offrent une fiabilité limitée du système administratif et peuvent engendrer des dépenses incontrôlées.   

Il est par conséquent important de trouver un bon équilibre entre complexité et simplicité, ou entre les dépenses rapides et les dépenses sécurisées. Un autre aspect crucial réside dans la capacité de l’administration à répondre pleinement aux exigences légales en vigueur. Enfin, il est essentiel de ne pas développer des systèmes qui répondent uniquement aux besoins administratifs de vos bailleurs de fonds étrangers. De tels systèmes ont une pertinence très limitée pour informer la communauté élargie de vos parties prenantes et bénéficiaires. En conséquence, ils risquent de perdre leur utilité une fois que la relation avec le bailleur de fonds aura pris fin.  

Il est conseillé d’évaluer régulièrement votre système, en particulier si votre organisation se développe, afin de l’ajuster aux nouvelles réalités et exigences. Les réglementations et les besoins évoluent avec le temps. Au début, un simple registre peut suffire, mais à la longue, un programme de comptabilité complet en ligne pourrait s’avérer utile et nécessiter l’emploi de plus d’une personne. Les exigences légales peuvent également être soumises à des changements, ce qui pourrait entraîner le besoin d’adapter le système. 

Quels sont les avantages ? 

Un bon système administratif permet de générer les éléments pertinents pour la comptabilité et la gestion de l’organisation. Les flux de trésorerie, les rapports annuels et les budgets ne peuvent être préparés que si le système administratif fonctionne et est alimenté en données fiables. Il en va de même pour la responsabilité financière relative aux projets et aux programmes. Les choses se déroulent de manière plus fluide et fiable lorsque le système financier opère correctement.