Trabaje junto con su socio del proyecto: una buena administración financiera en 4 pasos
Llevar una administración meticulosa y ser capaz de brindar pruebas administrativas en cualquier momento de los gastos encontrados y sus productos correspondientes es una de las capacidades más esenciales de una organización real e independiente. Pero estas capacidades son todo menos obvias en las muchas veces complejas realidades en las que trabajamos. Por eso, es importante determinar cómo crear una administración eficaz y confiable, y verificar y actualizar continuamente sus prácticas y procedimientos administrativos.
Comencemos
El primer paso para lograr una buena administración es identificar cuál es la prueba de pago más regular y cómo se hacen los pagos. Las pruebas pueden consistir en recibos de caja, facturas, recibos de servicios, imágenes, declaraciones firmadas, etc. Los pagos se pueden hacer de manera electrónica, por celular, en efectivo o mediante depósitos o transferencias bancarias.
Siempre que hay al menos dos partes que participan en una transacción: hay una factura recibida que se contrarresta con un depósito, un recibo de caja que se contrarresta con un pago electrónico, etc. Casi siempre debe ser posible conectar los pagos con las acciones. Hacer una investigación para identificar cuál es la práctica usual en su país es una forma de determinar cuál será su enfoque en las prácticas administrativas, el cual sea relevante y apegado a la ley.
El segundo paso es comprender sus propios procedimientos financieros actuales y cuáles son las prácticas que se manejan en dicho campo. ¿Cómo se genera la prueba administrativa en el momento? ¿Hay procedimientos y requisitos claros que produzcan pruebas suficientes y apegadas a la ley? ¿Qué datos se recopilan y en los cuales se puede basar la administración?
El tercer paso es estudiar quién tiene el derecho de tomar las decisiones financieras según la legislación de su país: ¿es el presidente, el director, el tesorero o el cajero? ¿Es solo una persona o se deben involucrar dos o más personas? ¿Cómo se registran las decisiones? ¿Qué medidas de seguridad se aplican? ¿Quién tiene acceso a la cuenta bancaria? ¿Quiénes pueden transferir dinero? ¿Qué personas tienen acceso a la caja chica? ¿Cómo se deben firmar los contratos y se deben implementar las asignaciones?
El cuarto y último paso es comprobar cuáles son los requisitos legales con respecto a la administración. ¿Cuáles son las leyes referentes a impuestos, seguro social, almacenamiento de las pruebas y los informes públicos?
Siempre hay cosas que mejorar
Cuando las pruebas, los procedimientos, las competencias y la legislación se comprenden bien, puede evaluar la necesidad de mejorar el sistema administrativo y cómo hacerlo más infalible y relevante. Lo más importante es seguirse asegurando de que el sistema recopile y registre todas las pruebas relevantes. Un aspecto importante acerca del lugar donde se pueden hacer las mejoras son los procedimientos, ya que tienden a ser más grandes y prolongados de lo necesario.
Cuando los procedimientos son demasiado complejos, esto retrasa los pagos a las contrapartes, lo cual puede afectar la capacidad de la organización para cumplir sus promesas, pero, si los procedimientos son demasiado sencillos, estos generan poca confiabilidad en el sistema administrativo y pueden provocar gastos descontrolados.
Por lo tanto, es importante encontrar el equilibrio adecuado entre lo simple y lo complejo o, mejor dicho, entre los gastos rápidos y los gastos seguros. Otro punto importante es hasta qué punto la administración puede cumplir con los requisitos legales. Por último, pero no menos importante, no desarrolle sistemas que solo satisfagan las necesidades administrativas de los donantes extranjeros. Dichos sistemas tienen poca relevancia para informar a la comunidad general de grupos de interés y beneficiarios y, por lo tanto, llegarán a su fin cuando termine la relación con el donante.
Se recomienda evaluar el sistema de manera regular, en especial si su organización está en crecimiento para realinearse con las nuevas realidades y requisitos. Las regulaciones y necesidades cambian con el paso del tiempo. Para comenzar, es posible que un simple libro contable sea suficiente, pero con el tiempo se puede llegar a necesitar un sistema de contabilidad en línea completamente desarrollado donde más de una persona puedan trabajar. También los requisitos legales pueden cambiar, lo cual podría provocar la necesidad de adaptar el sistema.
¿Qué contiene?
Un buen sistema administrativo permite generar información relevante para la contabilidad y la administración de la organización. El flujo de efectivo, los informes anuales y los presupuestos solo pueden prepararse si el sistema administrativo funciona bien y se alimenta con datos confiables. Lo mismo aplica para la responsabilidad financiera con respecto a los proyectos y los programas. Todo esto se hace mucho más fácil y confiable si se cuenta con un sistema administrativo que funcione a como debe ser.